Rutine for oppfyllelse av plikter etter åpenhetsloven for Dataplan AS m/datterselskap
Bakgrunn og formål
Åpenhetsloven skal fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og sikre allmenheten tilgang til informasjon. Loven pålegger Dataplan en informasjonsplikt og en plikt til blant annet å gjennomføre aktsomhetsvurderinger.
Loven innebærer også at Dataplan må kunne gi allmennheten tilgang på informasjon om disse forholdene, og arbeidet Dataplan gjør for å sikre dette.
Dataplans leverandører, forretnings- og samarbeidspartnere er sentrale for evnen til å utføre vår virksomhet. Dataplan ønsker at våre forretningsforhold skal være basert på tillitt og åpenhet, og at våre leverandører deler Dataplans holdning til etikk og etterlevelse. Våre leverandører og avtalepartnere skal respektere grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø.
Rutinen som er laget rundt åpenhetsloven i Dataplan skal bidra til at vår virksomhet og vårt samarbeid med leverandører fremmer åpenhetslovens formål. Det innebærer respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med levering av varer, tjenester og programvare, og å sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Rutinen skal sikre at vår virksomhet oppfyller krav til å utføre og redegjøre for aktsomhetsvurderinger, samt ivareta informasjonsplikten i åpenhetsloven.
Omfang
Rutinen omfatter aktsomhetsvurderinger knyttet til direkte og indirekte innkjøp i vår virksomhet. Aktsomhetsvurderingen skjer etter en risikobasert tilnærming.
Ansvar
Daglig leder er overordnet ansvarlig for rutinen og skal i samråd med fagansvarlige sikre at det blir gjennomført aktsomhetsvurderinger i de ulike deler av vår virksomhets forretningsområder. Rutinen er implementert i Dataplan fra ledelsen, men rutinen avventer planlagt styrebehandling i Q2-2023. Det presiseres at styrebehandling kan føre til endringer i rutinen.
Beskrivelse
Gjennomføring av aktsomhetsvurderinger skal baseres på OECDs modell for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv:
Gjennomføring av aktsomhetsvurderinger
Aktsomhetsvurderinger skal gjennomføres etter følgende arbeidsmetodikk:
• Det skal avholdes arbeidsmøte for gjennomføring av aktsomhetsvurderinger minst en gang per år.
• I arbeidsmøtet foretas risikokartlegging knyttet til våre innkjøp av varer og tjenester.
• Vi skal søke tilgjengelig informasjon om leverandørkjeder og kartlegging av risiko fra bransjeforeninger som vi er tilknyttet og fra andre aktører.
• Basert på risikokartlegging og prioritering/vesentlighetsvurdering skal områder for forbedring og tiltak prioriteres.
• Resultatet av risikokartlegging dokumenteres i en skriftlig redegjørelse. Den skriftlige redegjørelsen fra våre aktsomhetsvurderinger legges i tråd med åpenhetsloven ut lett tilgjengelig på vår virksomhets nettside.
• Vi opplyser i tråd med åpenhetsloven i årsberetningen om hvor redegjørelsen er tilgjengelig og oppdaterer og offentliggjør redegjørelsen innen 30. juni hvert år.
Tiltak for å stanse, forebygge og redusere negativ påvirkning/skade:
Basert på risikokartlegging og prioritering/vesentlighetsvurdering skal konkrete tiltak vurderes og besluttes av ledergruppen. Tiltak kan gjennomføres direkte ovenfor leverandører/grossister fra vår virksomhet eller ved en felleshenvendelse fra bransjen gjennom bransjeforening eller andre samarbeidspartnere.
Endringer:
Dersom vår virksomhet innen et innkjøpsområde blir kjent med at det kan være vesentlige endringer i leverandørkjeder skal ledergruppen følge opp dette og eventuelt sørge for revidering av aktsomhetsvurderinger og dokumentere dette i en skriftlig redegjørelse.
Oppfølgning av tiltak og deres effekt
I arbeidsmøtet (ref. punktet om aktsomhetsvurderinger over) skal ledergruppen, sørge for oppfølging og evaluering av tiltak.
Avvik
Ved mistanke om brudd på kontraktsforpliktelser knyttet til åpenhetsloven skal avvik meldes kontaktansvarlig. Kontaktsansvarlig vil følge opp ovenfor innkjøp og respektive leverandør til vår virksomhet. Avviksbehandling dokumenteres i en skriftlig redegjørelse.
Behandling av informasjonskrav
Enhver har ihht. åpenhetsloven ved skriftlig forespørsel rett på informasjon om hvordan vår virksomhet håndterer faktiske og mulige negative konsekvenser knyttet menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i våre leverandørkjeder. Dette omfatter både generell informasjon og informasjon knyttet til en særskilt vare eller tjeneste som virksomheten tilbyr.
Dersom vi mottar krav om informasjon, skal kontaktansvarlig kontaktes for besvarelse og håndtering av informasjonskravet.
Referanser og tilknyttede dokumenter
Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (åpenhetsloven, LOV-2021-06-18-99).
BNLs veileder for valg av seriøse aktører med henvisning til åpenhetsloven og relevante maldokumenter (mal for avklaringsmøte, samt spesielle kontraktsbestemmelser mv.).
